Debiteuren kennis pagina

Een goede voorbereiding is het halve werk

Wist je dat de kans op betaling nog maar 50% is als de factuur ouder is dan 90 dagen? Maak dus snel werk van je debiteurenbeheer. Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Je voelt én klinkt al een stuk zekerder als je een actuele openstaande postenlijst binnen handbereik hebt en als je zeker weet dat de debiteur al een paar dagen de herinneringen in huis heeft. Zo voorkom je dat je afgescheept wordt met de meest gebruikte smoes nummer 4 (zie hieronder). Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je je niet af laat schepen. Wat er ook gebeurt, zorg er in ieder geval voor dat je achter de volgende informatie komt:

- de verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie;
- naam, telefoonnummer, e-mail en eventueel zijn of haar werktijden.

Met deze basis kun je gaan bellen. Wij geven hieronder de 10 meest voorkomende smoezen die bedrijven geven. Plan in dat je na het lezen van deze lijst je debiteuren gaat bellen. Dit keer laat jij je niet afschepen: je bent namelijk voorbereid.

De 10 meest voorkomende smoezen én hoe je ermee omgaat

1. “De verantwoordelijke persoon van de crediteurenadministratie is deze week niet aanwezig. Belt u terug of zal ik een notitie achterlaten?”

De makkelijkste manier om ergens onderuit te komen is te zeggen dat de verantwoordelijke persoon niet aanwezig is. Ga hier niet mee akkoord. Kies ervoor alle gegevens van deze zogenaamde verantwoordelijke persoon te verzamelen of zeg dat je graag een superieur wilt spreken. Vraag desnoods om de directeur.

2. “We hebben een waslijst met klachten over wat u geleverd heeft. U begrijpt wel dat we dit eerst opgelost willen zien.”
Laat je niet bang maken. Je kunt ervan uitgaan dat als een product niet voldoet, je dit vrij snel na levering te horen krijgt - niet pas na het versturen van een betalingsherinnering. Als jouw goederen niet geweigerd zijn en er is geen prijscompensatie gevraagd hoef je met dit argument zeker geen genoegen te nemen.

3. “We zitten al een tijd te wachten op betaling door een grote klant. Zodra deze binnen is ben jij de eerste…”
Het is niet jouw probleem dat je klant in financiële problemen zit. Echter, zorg ervoor dat het ook niet jou probleem wordt. Als een bedrijf failliet gaat kun je fluiten naar je geld. Eis alsnog je geld en zet je claim kracht bij door meteen over te gaan op schriftelijke aangetekende correspondentie.

4. “We begrijpen uw aanmaning niet, we hebben nooit een factuur ontvangen. Wilt u alsnog een kopie opsturen?”
Als de klant normaalgesproken op tijd betaalt is er simpelweg iets misgegaan in de (digitale) post. Als dit vaker gebeurt of het een nieuwe klant is, is het op z’n minst verdacht. Vraag waarom het bedrijf niet zelf gereageerd heeft op de ontvangen herinnering. Verifieer meteen de adresgegevens van de klant en stuur direct de factuur nogmaals op met duidelijke vermelding van de betalingsvoorwaarden.

5. “We hebben de goederen wel besteld maar nooit ontvangen.”
Als het goed is heb je een ontvangstbewijs of verzendingsbewijs van de goederen. Het is natuurlijk raar dat ze pas melding maken van niet-ontvangen goederen als ze gebeld worden over een betalingsherinnering. Zorg ervoor dat je deze bewijzen bij de hand hebt als je belt en confronteer je klanten hier direct mee.

Wil jij hulp en ondersteuning bij debiteurenbeheer? Bereken via deze handige tool direct hoeveel je kunt besparen door je debiteurenbeheer uit te besteden. 

6. “We hebben nooit opdracht gegeven voor de levering van uw goederen of diensten.”
Dan had de klant deze goederen of diensten moeten weigeren en terug moeten sturen. Bij elke levering zit als het goed is een brief met een termijn waarbinnen de levering retour kan worden gezonden. Maak de klant erop attent dat deze termijn inmiddels is verstreken.

7. “Ook toevallig dat u net belt! Het bedrag is vanmorgen overgemaakt. U zult het binnen enkele dagen ontvangen.”
Dat is inderdaad erg toevallig. Neem niet meteen genoegen met deze uitspraak. Als je het niet vertrouwt, vraag dan om een schriftelijke bevestiging. Als het geld inderdaad is overgemaakt zou een screenshot geen probleem moeten zijn.

8. “Door de toepassing van uw producten hebben wij aanzienlijke schade geleden. We overleggen met onze advocaat over eventuele stappen.”
Vraag direct waarom je hier nu pas iets over hoort. Vraag daarnaast meteen om details en speel deze door naar de afdeling Verkoop of naar een juridisch adviseur. Deze adviseur kan adviseren over eventuele vervolgstappen.

9. “Wij begrijpen ook niet hoe het komt dat u nog niets heeft ontvangen, misschien is het een fout van de bank. Wij zoeken het uit en laten dan van ons horen.”
Natuurlijk kan het voorkomen dat een bank een overboeking naar een verkeerd bankrekeningnummer heeft overgemaakt. Vraag de klant om een kopie van het bankafschrift om erachter te komen of het een smoes is.

10. “Wij hebben met een van uw medewerkers telefonisch afgesproken dat er eerst een creditnota zou komen voor een deel van het bedrag.”
Vraag alle informatie op over de collega die dit afgesproken zou hebben en ga voor de zekerheid na of het waar is. Als niemand iets weet stuur je nogmaals de laatst gestuurde aanmaning per email.

Bellen, bellen, bellen

Met deze tips ben je al een eind geholpen. Ons credo is: bellen, bellen, bellen. Je kunt met deze bewezen methode al na drie maanden het gemiddeld aantal openstaande dagen van 90 naar 60 terugbrengen. Heb je geen tijd om je debiteuren achter de broek aan te zitten? Dan kan uitbesteden een goede optie zijn.

Over DebiService

Zoek je hulp en ondersteuning bij debiteurenbeheer? DebiService zorgt er samen met jou voor dat je incassotrajecten en gerechtelijke procedures kunt vermijden en dat jij het geld krijgt waar je recht op hebt, zonder je klant tegen het hoofd te stoten.

Benieuwd hoeveel winst er te behalen valt met professioneel debiteurenbeheer? Vul onze handige rekentool in om direct inzicht te krijgen in de geschatte winst met debiteurenbeheer van DebiService.